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La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (Compilado por el Decreto 1074 del 2015), por el cual se reglamenta la Ley anterior.
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la autorización previa e informada del titular, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Hunter Douglas de Colombia S.A.S en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
– Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
– Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Hunter Douglas de Colombia S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
∙ Dirección: Autopista Medellín, KM 6 + 200, costado Sur, Entrando 400 Mts, vereda la punta, municipio de Tenjo.
∙ Correo electrónico: [email protected]
∙ Teléfono: (57) 1 4 32 10 00
Hunter Douglas de Colombia S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
Base de Datos | Finalidad |
Solomon | Gestionar todo lo relacionado con el pago a los empleados, tanto de nómina como prestaciones. Lo mismo que las demás actividades relacionadas con RRHH. |
Dynamics | Gestionar la relación con los clientes y proveedores a nivel de ventas, compras, producción y cartera y gestionar lo relacionado con las áreas de Operaciones, áreas administrativas y financieras. |
ADEA | Control y archivo de personal activo e inactivo |
Archivo de Hojas de Vida | Resguardar y contar con las hojas de vida de los trabajadores activos disponible para la consulta de la información laboral contenida en ellas. |
Mailchimp | Gestión de información de marketing para envío de correos masivos. |
Media Temple | Alojar base de datos de las páginas web. |
RD Station | Gestión de información de marketing para envío de correos masivos. |
Excel | Almacenamiento de clientes para gestión de garantías y post venta. |
Doppler | Gestión de información de marketing para envío de correos masivos a la red de distribución. |
El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.
Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.
Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.
Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 (Compilado por el Decreto 1074 del 2015), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013 (Compilado por el Decreto 1074 del 2015), por el cual se reglamenta la Ley anterior. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Hunter Douglas de Colombia S.A.S, solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Hunter Douglas de Colombia S.A.S, enviado mediante correo electrónico a [email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la Autopista Medellín, KM 6 + 200, costado Sur, Entrando 400 Mts, vereda la punta, municipio de Tenjo.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Una vez recibida la solicitud, Hunter Douglas de Colombia S.A.S, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Hunter Douglas de Colombia S.A.S, enviado, mediante correo electrónico a [email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho de quejas y reclamos”, o a través de correo postal remitido a Autopista Medellín, KM 6 + 200, costado Sur, Entrando 400 Mts, vereda la punta, municipio de Tenjo, la solicitud deberá contener los siguientes datos:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Hunter Douglas de Colombia S.A.S, resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no
automatizadas)
Gestión de documentos y soportes | Control deacceso | Incidencias | Personal | Manual Interno de Seguridad |
| Gestión de 1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos. 2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos. 4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información. 5. Inventario de soportes. | 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones. 2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados. 4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado. | 1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.2.Procedimiento de notificación y gestión de incidencias. | 1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos. 2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas. | 1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal ó cláusula en el contrato de estricto cumplimiento con el manejo de habeas data. 2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento. |
De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
Las bases de datos responsabilidad de Hunter Douglas de Colombia S.A.S, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, Hunter Douglas de Colombia S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde 26/02/2016
EDGAR EDUARDO RODRIGUEZ PEÑA
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